So nutzen Sie Just Flow It

Öffnen Sie ein neues Diagramm und beschreiben Sie den Prozess in eigenen Worten. Die KI zeichnet das vollständige BPMN-Diagramm mit Pools, Lanes, Aufgaben und Gateways, bereits angeordnet auf der Arbeitsfläche.

1. 1Klicken Sie im Dashboard auf „Neues Diagramm“.
2. 2Beschreiben Sie im Feld „Was möchten Sie modellieren?“ den Prozess: wer beteiligt ist, die Schritte und die Entscheidungen.
3. 3Senden Sie ab. Das Diagramm erscheint auf der Arbeitsfläche und lässt sich von Hand oder per Chat bearbeiten.

Nennen Sie die beteiligten Rollen (Kunde, Vertrieb, Finanzen), um eine Lane pro Rolle zu erhalten. Mit Pro und Team können Sie auch Bilder und PDFs anhängen oder den Prozess per Sprache beschreiben.

Bitten Sie im KI-Chat um die Änderung. Die KI liest das aktuelle Diagramm und ändert, was Sie verlangt haben, der Rest bleibt erhalten.

1. 1Ist der Chat geschlossen, öffnen Sie ihn mit „KI-Chat“ in der Werkzeugleiste.
2. 2Beschreiben Sie die Änderung, zum Beispiel „füge nach der Prüfung eine Freigabe durch den Manager hinzu“.
3. 3Um auf ein bestimmtes Element zu verweisen, wählen Sie es aus und klicken im Menü daneben auf „Im Chat referenzieren“. Der Chat erhält einen Verweis auf dieses Element.

Eine Änderung pro Nachricht funktioniert besser als eine lange Liste. Wenn Sie Pfeile von Hand verschoben haben, kann die KI sie beim Bearbeiten neu zeichnen.

Klicken Sie auf das Element, an dem der Fluss beginnt, und lassen Sie die Maus darauf. Rechts erscheint ein blauer Pfeil: Ziehen Sie ihn auf das nächste Element.

1. 1Klicken Sie auf das Element, an dem der Fluss beginnt, und lassen Sie die Maus darauf. Rechts davon erscheint ein kleiner blauer Pfeil.
2. 2Ziehen Sie den blauen Pfeil und lassen Sie ihn über dem nächsten Element los. Der Pfeiltyp wird automatisch gewählt.
3. 3Um das Ziel eines Pfeils zu ändern, wählen Sie ihn aus und ziehen den Ring an seinem Ende auf ein anderes Element. Zum Löschen wählen Sie ihn aus und drücken Entf.

Zwischen zwei verschiedenen Pools wird der Pfeil zum Nachrichtenfluss. Ist ein Element ausgewählt, schlägt das Menü daneben außerdem das nächste Element vor (Aufgabe, Gateway, Endereignis) und legt es bereits verbunden an.

Ein Pool ist ein Teilnehmer des Prozesses, etwa ein Unternehmen, ein Kunde oder ein System, und seine Lanes teilen die Arbeit nach Rollen auf. Fügen Sie sie über die Palette hinzu und ziehen Sie jedes Element in die Lane derjenigen Rolle, die den Schritt ausführt.

1. 1Ziehen Sie in der Palette „Elemente“ links „Pool“ auf die Arbeitsfläche. Eine „Lane“ muss innerhalb eines Pools abgelegt werden.
2. 2Wählen Sie einen Pool oder eine Lane aus, um die zugehörige Leiste zu öffnen: Lane darüber oder darunter einfügen, Unter-Lane einfügen oder löschen, ohne den Inhalt zu verlieren.
3. 3Ziehen Sie ein Element in eine andere Lane, um es dorthin zu verschieben. Um die Größe zu ändern, ziehen Sie am rechten oder unteren Rand.

Mit einem Rechtsklick auf eine Lane verschieben Sie sie nach oben oder unten. Auch die KI bearbeitet Lanes: Bitten Sie etwa „verschiebe die Freigabe in die Lane Finanzen“.

Ziehen Sie einen „Subprozess“ aus der Palette und legen Sie die zugehörigen Schritte hinein. Um einen Schritt in einem eigenen Diagramm zu detaillieren, verwenden Sie eine „Aufrufaktivität“, die mit diesem Diagramm verknüpft ist.

1. 1Suchen Sie in der Palette nach „Subprozess“ und ziehen Sie ihn auf die Arbeitsfläche.
2. 2Ziehen Sie die zugehörigen Aufgaben in seinen Bereich. Mit einem Doppelklick benennen Sie ihn um.
3. 3Für einen Schritt, der in einem anderen Diagramm beschrieben ist, fügen Sie eine „Aufrufaktivität“ hinzu, wählen unter „Eigenschaften“ bei „Verknüpftes Diagramm“ das Diagramm und öffnen es per Doppelklick in einem neuen Tab.

Ein Subprozess zeigt seinen Inhalt immer auf der Arbeitsfläche. Bei langen Prozessen bleibt jedes Diagramm lesbarer, wenn Sie sie auf verknüpfte Diagramme aufteilen.

Nutzen Sie „Exportieren“ in der Werkzeugleiste. Sie speichern ein Bild (PNG oder JPG) oder eine standardkonforme BPMN-2.0-Datei (.bpmn), die andere BPMN-Werkzeuge wie der Camunda Modeler öffnen. In allen Tarifen verfügbar, auch in Free. Sie können auch das Prozessdokument (SOP) herunterladen: das Flussdiagramm und jeden Schritt mit Verantwortlichem und Beschreibung. PDF gibt es in allen Tarifen; Pro ergänzt KI-geschriebene Texte und eine bearbeitbare Word-Datei.

1. 1Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf „Exportieren“. Das Menü erscheint, sobald das Diagramm Elemente enthält.
2. 2Für ein Bild wählen Sie PNG (heller, dunkler oder transparenter Hintergrund) oder JPG.
3. 3Um das Diagramm in ein anderes BPMN-Werkzeug zu übernehmen, wählen Sie „Als BPMN 2.0 exportieren (.bpmn)“. Im selben Menü finden Sie „Drucken“.
4. 4Für das Prozessdokument wählen Sie „Prozessdokument (SOP)“, dann PDF oder Word und, mit Pro, „Mit KI schreiben“.

Um in einem anderen BPMN-Werkzeug weiterzuarbeiten, verwenden Sie die .bpmn-Datei: Ein Bild lässt sich nur ansehen.

Klicken Sie oben im Editor auf „Teilen“ und dann auf „Link erstellen und kopieren“. Wer den Link hat, sieht das Diagramm schreibgeschützt, ohne Konto. Sie können es auch per E-Mail senden.

1. 1Klicken Sie oben im Editor auf „Teilen“ und dann auf „Link erstellen und kopieren“. Der Link landet in der Zwischenablage: Fügen Sie ihn ein, wo Sie möchten.
2. 2Zum Senden per E-Mail klicken Sie im selben Fenster auf „Per E-Mail senden“ (oder im Menü „Exportieren“ auf „Per E-Mail teilen“), fügen bis zu 10 E-Mail-Adressen hinzu und senden ab. Ihre eigene E-Mail-Adresse muss bestätigt sein.
3. 3Um den Zugriff zu beenden, öffnen Sie „Teilen“ erneut und klicken auf „Link deaktivieren“. Alle verlieren den Zugriff, auch E-Mail-Empfänger, und ein neuer Link hat eine andere Adresse.

Teilen per Link und per E-Mail ist in allen Tarifen enthalten, auch in Free. Der Link zeigt die zuletzt gespeicherte Version, später gespeicherte Änderungen erscheinen dort also ebenfalls.

Drücken Sie im Editor ?, um die wichtigsten Kürzel zu sehen. Auf dem Mac verwenden Sie ⌘ statt Strg.

1. 1Strg+Z macht rückgängig. Strg+Umschalt+Z oder Strg+Y stellt wieder her.
2. 2Strg+C, Strg+V und Strg+D kopieren, fügen ein und duplizieren. Strg+A wählt alles aus.
3. 3Strg+F sucht ein Element nach Namen. Entf oder Rücktaste löscht die Auswahl.
4. 4Die Pfeiltasten verschieben die Auswahl in kleinen Schritten, mit Umschalt in größeren. Esc hebt die Auswahl auf oder bricht eine Verbindung ab.
5. 5Mit dem Werkzeug „Hand“ (Standard) verschiebt Ziehen auf einer leeren Fläche die Arbeitsfläche, mit dem Werkzeug „Select“ zieht es einen Auswahlrahmen auf. Ziehen mit gedrückter Leertaste verschiebt immer. Mausrad oder Zwei-Finger-Geste zoomen.

Während Sie in einem Textfeld tippen, greifen die Kürzel nicht, außer Strg+F.